Các tài liệu trong hồ sơ hoàn công thanh toán xây lắp
Có bao giờ bạn có những thắc mắc kiểu như là hồ sơ hoàn công là hồ sơ gì, khi nào phải làm hồ sơ hoàn công, ai phải làm hồ sơ hoàn công, công trình hay gói thầu nào thì phải làm hồ sơ hoàn công, một tập hồ sơ hoàn công bao gồm những gì. Mình cũng từng đã có những thắc mắc kiểu như thế. Đến nay thì các vấn đề đó, mình cũng đã có những hiểu biết ít nhiều và muốn chia sẻ với các bạn.
Trong bài viết này mình sẽ bàn luận về những thắc mắc mà như đã được nhắc ở trên. Những gì mình nói chỉ là quan điểm từ sự tham khảo tài liệu Bài giảng hồ sơ hoàn công (có mẫu và các văn bản liên quan) và sự hiểu biết của cá nhân mình, nó không phải là chuẩn mực hay quy phạm gì. Nếu có sai xót hay thiếu xót gì thì mong các bạn góp ý sửa đổi và bổ sung thêm.
Bắt đầu vào chủ đề chính mà mình đã đề cập:
----------------------------------------------
*) Đầu tiên chúng ta phải hiểu một số thuật ngữ trong xây dựng.
- Thuật ngữ xây lắp: Theo mình hiểu thì: Xây lắp = xây dựng + lắp đặt.
+ Xây dựng: Bao gồm tất cả các công việc liên quan đến xây dựng công trình và các hạng mục khác đi kèm với công trình.
+ Lắp đặt: Bao gồm tất cả các công việc mua sắm lắp đặt trang thiết bị, máy móc cho công trình.
- Thuật ngữ hoàn công: Hoàn công là viết tắt của cụm từ hoàn thành công trình, do vậy hồ sơ hoàn công nghĩa là hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ hoàn công thanh toán xây lắp nghĩa là hồ sơ hoàn thành công trình trong việc thanh toán xây lắp một công trình.
*) Khi nào phải làm hồ sơ hoàn công?
Sau khi chúng ta đã diễn giải một số thuật ngữ ở trên thì câu hỏi này đã có câu trả lời theo một cách tự nhiên đó là khi hoàn thành việc xây dựng công trình.
*) Ai phải làm hồ sơ hoàn công?
Đối với một công trình xây dựng sẽ có các bên tham gia vào việc xây dựng công trình này đó là:
Chủ đầu tư
Đơn vị có công trình cần xây dựng, mà sẽ bỏ tiền ra để xây dựng công trình. Chủ đầu tư có thể là một cơ quan nhà nước như là ubnd các cấp, một cơ quan nhà nước nào đó như một trường học, hoặc có thể là một tổ chức hay cá nhân nào đó.
Nhà thầu tư vấn thiết kế
Các đơn vị liên quan đến việc thiết kế công trình mà chủ đầu tư thuê như là các công ty tư vấn thiết kế, khảo sát, đo đạc, ... Có thể một công ty tư vấn thiết kế làm tất cả các việc này nếu đủ năng lực.
Nhà thầu thi công xây dựng
Đơn vị được chủ đầu tư thuê để thi công xây dựng lắp đặt công trình.
Nhà thầu giám sát thi công
Đơn vị được chủ đầu tư thuê để giám sát việc thi công xây dựng lắp đặt công trình. Hay nói cách khác là chủ đầu tư thuê để giám sát nhà thầu thi công xây dựng, xem là có xây dựng công trình đúng với thiết kế đã được phê duyệt không.
Các nhà thầu cung cấp trang thiết bị cho công trình
Đối với một số công trình có thể yêu cầu về trang thiết bị riêng như là công trình trường học, bệnh viện, nhà xưởng, ... thì có thể có thêm nhà thầu cung cấp trang thiết bị cho công trình. Tuy nhiên đối với các công trình như thế thì thường sẽ tạo riêng 1 gói thầu mua sắm lắp đặt trang thiết bị riêng rẽ với việc thi công xây dựng công trình.
Trên đây là các bên tham gia vào việc hoàn thành một công trình. Tuy nhiên thì tùy từng đặc thù của công trình mà các bên tham gia việc hoàn thành công trình có thể khác đi đôi chút (ít đi hoặc thêm một số bên nữa).
Sau một hồi loằng ngoằng ở trên có lẽ chúng ta đã có câu trả lời cho việc ai phải làm hồ sơ hoàn công. Vâng người phải làm hồ sơ hoàn công là nhà thầu thi công xây dựng công trình.
*) Công trình hay gói thầu nào phải làm hồ sơ hoàn công?
Tất cả các công trình hay gói thầu cần thuê nhà thầu thi công thì đều phải làm hồ sơ hoàn công. Như thế có nghĩa là hầu hết các công trình đều cần phải làm hồ sơ hoàn công.
Đối với gói thầu thì có một số gói thầu kiểu như các gói thầu sinh ra từ việc chia nhỏ một công trình thành các phần khác nhau cho các đơn vị khác nhau thực hiện thì có thể không cần làm hồ sơ hoàn công như các gói thầu: gói thầu tư vấn thiết kế, gói thầu lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, gói thầu khảo sát xây dựng, gói thầu về đo đạc trắc địa, ...
Từ đây các bạn có thể thắc mắc rằng các đơn vị tư vấn thiết kế không phải làm hồ sơ hoàn công thì họ phải làm hồ sơ gì để thanh toán với chủ đầu tư, chẳng lẽ đưa hợp đồng và hồ sơ thiết kế kỹ thuật của mình ra để bắt chủ đầu tư thanh toán ah. Vâng tất nhiên là không phải thế, các đơn vị tư vấn thiết kế thì họ sẽ là hồ sơ quyết toán (hoặc hồ sơ thanh toán) trình chủ đầu tư để thanh toán.
Hồ sơ quyết toán, nó không phải là hồ sơ hoàn công, mà nó là một phần của hồ sơ hoàn công. Tuy nhiên nội dung hồ sơ quyết toán của đơn vị tư vấn thiết kế lập sẽ khác với nội dung hồ sơ quyết toán trong hồ sơ hoàn công của đơn vị thi công lập, lý do của việc này đơn giản là do đặc điểm công việc cần thực hiện là khác nhau. Cũng cần phải nhắc lại là đơn vị tư vấn thiết kế không phải làm hồ sơ hoàn công, thay vào đó là họ chỉ phải làm hồ sơ quyết toán.
*) Một tập hồ sơ hoàn công bao gồm những gì?
Vâng đây có lẽ là điều mà các bạn quan tâm nhất. Mình cũng xin nói luôn, một tập hồ sơ hoàn công sẽ bao gồm những thứ như bên dưới. Tùy từng đặc điểm và quy mô của công trình mà bên dưới có thể thêm hoặc bớt đi một số thứ.
1. Tập pháp lý quản lý chất lượng.
a. Tài liệu hồ sơ pháp lý.
- Biên bản danh mục tài liệu hồ sơ hoàn công.
- Hợp đồng xây lắp và phụ lục hợp đồng.
- Quyết định chỉ định thầu xây lắp, hoặc phê duyệt kết quả đấu thầu xây lắp.
- Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán.
- Các văn bản pháp lý liên quan đến quyết định đầu tư dự án, khởi công xây dựng. Có thể nói rằng tất cả các quyết định của cơ quan nhà nước (thường là UBND) đều thuộc về hồ sơ pháp lý của công trình.
Ngoài ra đối với từng đơn vị tham gia xây dựng công trình thì có thể có các tài liệu pháp lý khác nữa.
* Đơn vị tư vấn khảo sát:
- Hợp đồng khoan khảo sát trắc, đo đạc công trình.
- Dự toán khảo sát.
- Biên bản nghiệm thu kết quả đo đạc khảo sát.
* Đơn vị thí nghiệm:
- Hồ sơ năng lực và đăng ký kinh doanh.
- Hợp đồng thí nghiệm.
* Đơn vị tư vấn thiết kế:
- Hồ sơ năng lực và đăng ký kinh doanh.
- Hợp đồng lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
- Biên bản nghiệm thu BCKT (báo cáo kinh tế kỹ thuật).
* Đơn vị thi công:
- Hồ sơ năng lực và đăng ký kinh doanh.
- Hợp đồng xây lắp.
- Quyết định thành lập bộ máy chỉ huy thi công công trình.
- Quyết định cử giám sát nội bộ.
* Đơn vị quản lý dự án:
- Hồ sơ năng lực và đăng ký kinh doanh.
- Hợp đồng tư vấn quản lý dự án.
- Chứng chỉ hành nghề của các thành viên trong tổ TVGS (tư vấn giám sát).
- Biên bản bàn giao và nghiệm thu kết quả thẩm tra TKBVTC - Tổng DT (thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán).
b. Tài liệu quản lý chất lượng.
- Biên bản bàn giao tuyến giữa chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng.
- Biên bản thống nhất chương trình giám sát thi công của chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng.
- Các biên bản kiểm tra năng lực thi công của nhà thầu, năng lực tư vấn giám sát tại hiện trường xây dựng.
- Biên bản thống nhất thành phần cấp phối vữa, thành phần cấp phối vật liệu đắp nền.
- Biên bản lấy mẫu thí nghiệm, biên bản thí nghiệm thi công kiểm thử.
- Kết quả thí nghiệm, kiểm định chất lượng, kết quả thí nghiệm thi công kiểm thử.
- Biên bản thống nhất áp dụng kết quả thi công thử nghiệm cho thi công toàn diện.
- Phiếu kiểm tra cao độ, phiếu đo số liệu thi công, phiếu kiểm tra lắp dựng cốt thép, phiếu đánh giá địa chất thực tế thi công, phiếu kiểm tra xác định cự ly vận chuyển vật liệu, phiếu kiểm tra xác định cự ly điều phối đất làm căn cứ nghiệm thu và điều chỉnh TKBVTC - Dự toán.
- Các biên bản làm việc hiện trường sử lý trong thi công như; Phát sinh, thay đổi thiết kế, thay đổi địa chất, sử lý kỹ thuật.
- Nghiệm thu kỹ thuật công trình hoàn thành.
- Đề xuất nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng của Nhà thầu xây dựng.
- Đề xuất nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng của Giám sát thi công.
- Nghiệm thu bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng.
- Văn bản chứng nhận sự phù hợp chất lượng công trình của cơ quan quản lý.
2. Tập nhật ký.
- Nhật ký thi công.
- Nhật ký giám sát.
- Báo cáo giám sát thi công dự án.
3. Tập bản vẽ hoàn công.
- Bản vẽ hoàn công khổ giấy > A3, theo tờ.
- Bản vẽ hoàn công khổ giấy > A3, theo quyển.
4. Tập nghiệm thu giữa bên A - bên B.
- Nghiệm thu vật liệu, sản phẩm chế tạo sẵn đưa vào sử dụng.
- Nghiệm thu công việc xây dựng.
- Nghiệm thu hạng mục, giai đoạn thi công.
5. Tập thanh quyết toán xây lắp.
- Hồ sơ thanh toán giá trị xây lắp hoàn thành.
- Hồ sơ quyết toán giữa bên A - bên B