Hồ sơ quyết toán có khác với hồ sơ thanh toán không?

Trong việc tìm hiểu về làm hồ sơ hoàn công cho một công trình, chúng ta hay bắt gặp hai cụm từ là hồ sơ quyết toán và hồ sơ thanh toán. Vậy hai loại hồ sơ xây dựng này là gì, chúng có phải là cùng một hồ sơ xây dựng nhưng được gọi với tên khác nhau. Nếu đây là hai lại hồ sơ xây dựng khác nhau thì chúng khác nhau như thế nào và công trình nào thì phải làm hồ sơ quyết toán, công trình nào thì phải làm hồ sơ thanh toán.

Để trả lời cho những thắc mắc ở trên có lẽ chúng ta cần đề cập đến vấn đề thanh toán hợp đồng xây dựng của một công trình hay gói thầu.

Có nhiều loại hợp đồng xây dựng, trong có thể kể ra như là:

- Hợp đồng xây dựng trọn gói.

- Hợp đồng xây dựng theo đơn giá cố định.

- Hợp đồng xây dựng theo đơn giá điều chỉnh.

- Hợp đồng xây dựng theo thời gian.

Với mỗi loại hợp đồng xây dựng này thì có những quy định riêng về thanh toán và mình không muốn nói chi tiết về các quy định thanh toán đó, vì như thế các bạn có thể bị rối. 

Điểm chung trong các quy định về thanh toán các hợp đồng xây dựng là chúng đều chia ra thành nhiều đợt thanh toán. Như vậy việc thanh toán một hợp đồng xây dựng là thanh toán theo các lần thanh toán khác nhau, không phải thanh toán một lần toàn bộ giá trị hợp đồng xây dựng.

Mỗi lần thanh toán thì bên nhận thầu xây dựng công trình phải làm hồ sơ thanh toán giao cho bên giao thầu để làm cơ sở pháp lý cho việc thanh toán. Vậy một hợp đồng xây dựng sẽ có nhiều hồ sơ thanh toán khác nhau tương ứng với từng đợt thanh toán cho đến khi công trình hoàn thành.

Khi công trình hoàn thành bên nhận thầu (nhà thầu xây dựng) sẽ quyết toán với bên giao thầu (chủ đầu tư xây dựng công trình) bằng việc làm hồ sơ quyết toán để thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng xây dựng công trình. Tất nhiên là nội dung dung hồ sơ quyết toán sẽ phải ghi rõ giá trị đã thanh toán theo các đợt và giá trị thanh toán còn lại chưa thanh toán, chủ đầu tư sẽ phải thanh toán nốt phần giá trị chưa được thanh toán này. Mình nói thêm là nếu chủ đầu tư là nhà nước thì kho bạc sẽ là người thanh toán hợp đồng cho nhà thầu xây dựng, không thì một số bạn lại bàn tán về chuyện thanh toán ở kho bạc.

Sau khi chủ đầu tư thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng của công trình cho nhà thầu xây dựng thì nhà thầu xây dựng làm hồ sơ thanh lý hợp đồng cho chủ đầu tư để hai bên ký kết.

Đến đây thì có thể đưa ra một số kết luận về hồ sơ quyết toán và hồ sơ thanh toán như sau:

--------------------------------------------

- Đối với các hợp đồng xây dựng cần phải thanh toán làm nhiều lần (như theo từng hạng mục được hoàn thành, từng khối lượng hay từng phần trăm hoàn thành) thì hồ sơ thanh toán khác với hồ sơ quyết toán.

- Đối với các hợp đồng thường là của công trình nhỏ mà trong hợp đồng quy định là thanh toán một lần thì việc quyết toán công trình chỉ cần làm một hồ sơ thanh quyết toán cho toàn bộ hợp đồng. Lúc này hồ sơ thanh toán, hồ sơ quyết toán có thể hiểu là một và thường gọi tên là hồ sơ thanh quyết toán (gọi tên là gì cũng được, miễn tiền ghi trong hồ sơ là giá trị toàn bộ hợp đồng).

- Một hợp đồng xây dựng thì chỉ có một hồ sơ quyết toán, nhưng có thể có nhiều hồ sơ thanh toán. Hồ sơ quyết toán có thể được gọi với tên là hồ sơ thanh quyết toán vì nó gắn liền với việc hoàn thành công trình và thanh toán. Có thể nhà thầu xây dựng muốn gọi hồ sơ quyết toán là hồ sơ thanh kết toán để như là một cách nhấn mạnh với chủ đầu tư rằng công trình xong rồi, thanh toán nốt tiền đi.